ChatGPT, Copilot & Co. im Unternehmen: So nutzen Sie KI DSGVO-konform (Stand 2026)

In fast jedem Unternehmen nutzen Mitarbeitende inzwischen ChatGPT, Microsoft Copilot oder ähnliche Werkzeuge – oft ohne dass die Geschäftsführung genau weiß, wofür und mit welchen Daten. Die Frage „Dürfen wir das überhaupt?“ lässt sich beantworten: Ja, KI-Assistenten lassen sich datenschutzkonform einsetzen. Aber nicht mit jedem Tarif, nicht mit jeder Einstellung und nicht ohne ein paar klare Regeln. Dieser Beitrag zeigt, worauf es 2026 ankommt – einschließlich einiger Änderungen, die viele noch nicht auf dem Schirm haben.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen technischen und organisatorischen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Binden Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein.

Die kurze Antwort

Ein KI-Assistent ist im Unternehmen datenschutzrechtlich vertretbar, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, Ihre Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet, Sie wissen, wo die Daten verarbeitet werden, und Ihre Mitarbeitenden kennen klare Regeln, welche Daten sie eingeben dürfen. Die private Gratis-Version, mit der viele angefangen haben, erfüllt die ersten beiden Punkte in der Regel nicht.

Privat-Tarif oder Business-Tarif: der entscheidende Unterschied

Bei den großen Anbietern gibt es eine klare Trennlinie zwischen Angeboten für Privatpersonen und für Unternehmen. Am Beispiel ChatGPT:

• Free, Plus und Pro sind Privat-Tarife. OpenAI bietet dafür keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO an, und Gespräche können zum Training verwendet werden, sofern man das nicht in den Einstellungen abschaltet. Für die Verarbeitung von Kunden-, Mitarbeiter- oder Geschäftsdaten sind diese Tarife ungeeignet.
• Business, Enterprise und die API sind für Unternehmen gedacht. Hier gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Eingaben werden standardmäßig nicht zum Training verwendet.

Für Microsoft Copilot, Google Gemini und andere Anbieter gilt dasselbe Prinzip: Entscheidend ist nicht das Produkt, sondern der Tarif und der Vertrag dahinter.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Hier hat sich 2026 einiges bewegt – in beide Richtungen.

OpenAI bietet für ChatGPT Enterprise, Edu und Healthcare eine Datenresidenz in Europa an und hat diese im Januar 2026 auf die Verarbeitung selbst, also die Berechnung der Antworten, ausgeweitet. Nach Berichten vom September 2026 wird die Option schrittweise auch für ChatGPT Business verfügbar. Lassen Sie sich den aktuellen Stand für Ihren Tarif vom Anbieter schriftlich bestätigen.

Microsoft speichert und verarbeitet Daten von Microsoft 365 im Rahmen der EU Data Boundary grundsätzlich in Europa. Für Microsoft 365 Copilot gibt es allerdings eine wichtige Einschränkung: Seit dem Frühjahr 2026 kann Microsoft Copilot-Anfragen bei hoher Auslastung laut Berichten auch auf Rechenzentren außerhalb der EU umleiten („Flex Routing“). Die gespeicherten Daten bleiben in der EU, die Berechnung der Antwort aber nicht unbedingt. Die Funktion ist standardmäßig aktiv und lässt sich von Administratoren abschalten. Wer eine ausschließlich europäische Verarbeitung braucht, sollte diese Einstellung jetzt prüfen – ebenso wie die Frage, welche zusätzlichen KI-Modelle von Drittanbietern im eigenen Mandanten freigeschaltet sind.

Was nicht in einen KI-Assistenten gehört

Auch mit dem richtigen Tarif gibt es Daten, die Sie nicht oder nur nach sorgfältiger Prüfung eingeben sollten:

• besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder biometrische Daten,
• vollständige Kunden- oder Personaldaten, etwa Exporte aus CRM oder Lohnbuchhaltung,
• Geschäftsgeheimnisse, die vertraglich besonders geschützt sind, etwa unter einer Geheimhaltungsvereinbarung mit Kunden,
• Zugangsdaten, Passwörter und API-Schlüssel,
• Entscheidungen über Personen, die die KI allein treffen soll – automatisierte Einzelentscheidungen sind nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich unzulässig.

In sieben Schritten zum sicheren Einsatz

1. Bestandsaufnahme: Welche KI-Werkzeuge werden heute tatsächlich genutzt – offiziell und inoffiziell? Die „Schatten-KI“ mit privaten Konten ist in vielen Unternehmen das größte Risiko.
2. Werkzeuge auswählen und freigeben: Entscheiden Sie sich für ein oder zwei Werkzeuge mit Business-Tarif und stellen Sie diese allen bereit. Wer ein gutes offizielles Angebot hat, greift seltener zum privaten Konto.
3. Verträge abschließen: Auftragsverarbeitungsvertrag prüfen, Unterauftragsverarbeiter und Datenstandorte dokumentieren, Trainingsnutzung ausschließen.
4. Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei umfangreicher Verarbeitung personenbezogener Daten ist sie oft Pflicht – und in jedem Fall eine gute Gelegenheit, Risiken strukturiert zu durchdenken.
5. Nutzungsrichtlinie formulieren: Kurz und verständlich: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, wie sind Ergebnisse zu prüfen? Eine Seite reicht oft.
6. Betriebsrat einbinden: KI-Werkzeuge, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, unterliegen in der Regel der Mitbestimmung. Frühzeitige Einbindung spart später Zeit.
7. Mitarbeitende befähigen: Der EU AI Act verlangt von Unternehmen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Eine kurze Schulung zu Möglichkeiten, Grenzen und Regeln erfüllt das und verbessert nebenbei die Ergebnisse. Mehr dazu im Beitrag zum EU AI Act.

Wenn sensible Daten im Spiel sind: die Alternativen

Für viele Aufgaben reicht ein gut konfigurierter Business-Tarif. Wo aber vertrauliche Unterlagen, Kundendaten oder Konstruktionswissen verarbeitet werden sollen, gibt es zwei weitere Wege:

• Europäische Anbieter und souveräne Cloud: KI-Dienste, die vollständig unter europäischem Recht betrieben werden. Einen Überblick über die Optionen gibt unser Beitrag zur souveränen Cloud.
• Eigenes System im Haus: Offene Sprachmodelle lassen sich inzwischen mit vertretbarem Aufwand im eigenen Rechenzentrum betreiben. Kombiniert mit einem RAG-System beantwortet die KI dann Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten – ohne dass Daten das Unternehmen verlassen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir im Beitrag zu KI on-premises.

Häufige Fragen

Ist ChatGPT DSGVO-konform?

Das hängt vom Tarif ab. Die Unternehmens-Tarife (Business, Enterprise, API) bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag und schließen die Trainingsnutzung standardmäßig aus und können datenschutzkonform eingesetzt werden. Die Privat-Tarife sind für die Verarbeitung personenbezogener Unternehmensdaten nicht geeignet.

Dürfen Mitarbeitende ChatGPT privat für die Arbeit nutzen?

Davon ist abzuraten. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag fehlt die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Besser ist es, ein offizielles Werkzeug bereitzustellen und die Nutzung privater Konten für dienstliche Zwecke in einer Richtlinie auszuschließen.

Ist Microsoft 365 Copilot automatisch datenschutzkonform, weil wir Microsoft 365 schon nutzen?

Nicht automatisch. Copilot greift auf alle Daten zu, auf die der jeweilige Nutzer Zugriff hat – zu weit gefasste Berechtigungen in SharePoint und Teams werden dadurch plötzlich sichtbar. Prüfen Sie vor der Einführung die Berechtigungen und die Einstellungen zur Datenverarbeitung, insbesondere zum Flex Routing.

Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Wenn KI umfangreich personenbezogene Daten verarbeitet oder neue Technologien mit hohem Risiko eingesetzt werden, in vielen Fällen ja. Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter kann das im Einzelfall beurteilen.

Fazit

KI-Assistenten im Unternehmen zu verbieten, funktioniert in der Praxis nicht – die Nutzung verlagert sich dann nur auf private Konten. Der bessere Weg ist ein bewusst gewähltes, sauber konfiguriertes Werkzeug mit klaren Regeln. Das ist weniger Aufwand, als viele befürchten, und schafft die Grundlage, KI produktiv und ohne schlechtes Gewissen einzusetzen.

Wenn Sie KI in Ihrem Unternehmen sicher einführen oder die bestehende Nutzung auf solide Füße stellen möchten, unterstützen wir Sie mit unserer KI-Beratung in Stuttgart – von der Werkzeugauswahl über die Richtlinie bis zur eigenen, datenschutzfreundlichen KI-Lösung.