Forschungszulage für Softwareentwicklung: Wann Ihr IT- oder KI-Projekt förderfähig ist

Viele Unternehmen, die eigene Software oder KI-Lösungen entwickeln, lassen Geld liegen: Die steuerliche Forschungszulage fördert Forschung und Entwicklung mit bis zu 35 Prozent der Personalkosten – unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Gewinnsituation. Trotzdem nutzen sie vergleichsweise wenige mittelständische Softwareprojekte, meist aus einem von zwei Gründen: Man hält das eigene Projekt nicht für „Forschung“, oder man scheut den Aufwand. Dieser Beitrag zeigt, wann Softwareentwicklung förderfähig ist, wie die Antragstellung funktioniert und worauf Sie achten sollten.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen technischen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Für die verbindliche Prüfung Ihres Vorhabens wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder direkt an die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ).

Die Forschungszulage in Kürze

• Wer: alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, vom Start-up bis zum Konzern – auch solche, die Verluste schreiben.
• Wie viel: 25 Prozent der förderfähigen Aufwendungen, für kleine und mittlere Unternehmen 35 Prozent. Seit 2026 liegt die Bemessungsgrundlage bei höchstens 12 Millionen Euro pro Jahr; hinzu kommt eine Pauschale von 20 Prozent für Gemeinkosten.
• Was: vor allem Personalkosten für eigene FuE-Mitarbeitende sowie – zu 70 Prozent – Entgelte für beauftragte Forschung und Entwicklung (Auftragsforschung).
• Wie ausgezahlt: Die Zulage wird mit der Steuer verrechnet. Ist sie höher als die Steuerschuld, wird der Rest ausgezahlt.

Der größte Unterschied zu anderen Förderprogrammen

Bei fast allen Zuschüssen gilt: erst Antrag, dann Projektstart. Bei der Forschungszulage ist das anders. Sie können sie für Vorhaben beantragen, die bereits laufen oder abgeschlossen sind, und für bereits abgelaufene Wirtschaftsjahre geltend machen. Es gibt keine Stichtage, keine Budgets, um die man konkurriert, und keinen Wettbewerb mit anderen Antragstellern. Wer die Voraussetzungen erfüllt, hat einen Anspruch.

Wann ist Softwareentwicklung „Forschung und Entwicklung“?

Hier liegt die eigentliche Hürde. Die BSFZ prüft Vorhaben anhand der international üblichen Kriterien des sogenannten Frascati-Handbuchs der OECD. Ein Vorhaben gilt danach als FuE, wenn es

1. neuartig ist – also auf neue Erkenntnisse zielt, nicht nur auf ein neues Produkt für das eigene Unternehmen,
2. schöpferisch ist – auf originären Konzepten und Hypothesen beruht,
3. ungewiss im Ergebnis ist – zu Beginn ist nicht klar, ob und wie das Ziel technisch erreichbar ist,
4. systematisch geplant und budgetiert ist,
5. übertragbar bzw. reproduzierbar ist – die Ergebnisse lassen sich nachvollziehen und weiterverwenden.

Für Software ist das Kriterium der technischen Unsicherheit meist entscheidend. Die Frage lautet nicht „Ist das Produkt neu für uns?“, sondern „Gab es zu Projektbeginn ein technisches Problem, für das keine bekannte Lösung existierte?“

Typischerweise nicht förderfähig

• eine Web- oder Business-Anwendung mit etablierten Frameworks und bekannten Mustern,
• die Anpassung oder Einführung von Standardsoftware,
• die Anbindung eines KI-Dienstes über eine dokumentierte Schnittstelle, ohne eigenes technisches Problem,
• Fehlerbehebung, Wartung und routinemäßige Weiterentwicklung,
• Migration auf eine neue Version oder Plattform mit bekannten Werkzeugen.

Häufig förderfähig

• die Entwicklung neuer Algorithmen oder Verfahren, etwa für Optimierung, Mustererkennung oder Datenverarbeitung, wenn bestehende Ansätze nicht ausreichen,
• KI-Modelle für Aufgaben, für die es keine erprobte Lösung gibt – zum Beispiel die Auswertung ungewöhnlicher Sensordaten oder die zuverlässige Extraktion aus stark uneinheitlichen Dokumenten,
• Systeme, die neuartige Anforderungen an Echtzeitfähigkeit, Skalierung oder Ressourcenverbrauch erfüllen müssen, ohne dass klar ist, ob das gelingt,
• Verfahren zur automatisierten Analyse und Überführung von Daten unbekannter oder undokumentierter Struktur, etwa bei schwierigen Datenmigrationen,
• hardwarenahe Software mit ungelösten technischen Fragestellungen, etwa in Automotive oder Maschinenbau.

Oft ist nicht das ganze Projekt förderfähig, sondern ein klar abgrenzbarer Teil. Es lohnt sich, das Vorhaben entsprechend zu strukturieren: Der FuE-Kern – etwa die Entwicklung und Erprobung eines neuen Verfahrens – wird separat beschrieben und dokumentiert, die anschließende Umsetzung in eine Anwendung läuft als normales Projekt.

Eigene Entwicklung oder Auftragsforschung?

Gefördert wird nicht nur, was Ihre eigenen Mitarbeitenden entwickeln. Beauftragen Sie einen externen Partner mit Sitz in der EU oder dem EWR mit Forschungs- und Entwicklungsarbeiten, werden 70 Prozent des gezahlten Entgelts in die Bemessungsgrundlage einbezogen. Die Forschungszulage beantragt dabei der Auftraggeber, nicht der Dienstleister. Das macht die Zulage auch für Unternehmen interessant, die selbst keine Entwicklungsabteilung haben.

Voraussetzung ist auch hier, dass die beauftragte Arbeit die FuE-Kriterien erfüllt. Ein klassischer Entwicklungsauftrag für eine Standardanwendung wird nicht dadurch förderfähig, dass ihn ein externer Partner umsetzt.

So läuft der Antrag ab

1. Bescheinigung bei der BSFZ beantragen. Sie beschreiben das Vorhaben online: Ziel, Stand der Technik, technische Unsicherheiten, Vorgehen und Arbeitsplan. Die BSFZ prüft nur, ob es sich um FuE handelt – nicht die Kosten. Der Antrag ist kostenlos.
2. Forschungszulage beim Finanzamt beantragen. Mit der Bescheinigung beantragen Sie nach Ablauf des Wirtschaftsjahres die Zulage über ELSTER und weisen die förderfähigen Aufwendungen nach.
3. Verrechnung oder Auszahlung. Die Zulage wird bei der nächsten Steuerfestsetzung angerechnet.

Worauf es bei der Dokumentation ankommt

Die meisten Anträge scheitern nicht an der Technik, sondern an der Beschreibung. Ein guter Antrag erklärt verständlich, welches technische Problem gelöst werden soll, warum bekannte Lösungen nicht ausreichen und wie systematisch vorgegangen wird. Begriffe wie „innovativ“ oder „KI-gestützt“ helfen dabei wenig – konkrete technische Fragestellungen dagegen viel.

Für den Nachweis der Kosten brauchen Sie außerdem eine projektbezogene Zeiterfassung der beteiligten Mitarbeitenden. Wer das von Beginn an sauber führt, spart später viel Arbeit. Gute Praxis aus der Softwareentwicklung – Tickets, Versionsverwaltung, dokumentierte Experimente und Testergebnisse – liefert dafür ohnehin die meisten Belege.

Fazit

Die Forschungszulage ist kein Programm nur für Großunternehmen mit Forschungsabteilung. Wer Software oder KI entwickelt und dabei echte technische Probleme löst, sollte prüfen, ob das Vorhaben – oder ein Teil davon – förderfähig ist. Dass die Zulage auch rückwirkend beantragt werden kann, macht den Einstieg einfach: Ein Blick auf die Projekte der letzten Jahre lohnt sich oft.

Einen Überblick über weitere Förderwege für Digitalisierung und KI finden Sie in unserem Beitrag zu Fördermitteln für IT- und KI-Projekte 2026. Wenn Sie ein Entwicklungsvorhaben planen und es von Anfang an so aufsetzen möchten, dass FuE-Anteile klar abgegrenzt und dokumentiert sind, unterstützen wir Sie bei der individuellen Softwareentwicklung – auch als Partner für beauftragte Forschung und Entwicklung.