Am 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die Schonfrist bei der E-Rechnung. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, darf Rechnungen an andere Unternehmen im Inland dann nicht mehr als PDF oder auf Papier verschicken. Die Formatfrage ist dabei schnell beantwortet. Wochen kostet etwas anderes: die Frage, aus wie vielen Systemen ein Unternehmen eigentlich Rechnungen schreibt und ob die Daten darin für eine maschinenlesbare Rechnung taugen. Dieser Beitrag ordnet die Pflicht ein und zeigt, wo Umstellungen in der Praxis hängen bleiben.
Wer ab dem 1. Januar 2027 betroffen ist
Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gab es Übergangsfristen, und die erste davon läuft jetzt aus. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen noch alle Unternehmen Papier- und PDF-Rechnungen schreiben. Danach gilt das nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro oder weniger betrug. Maßgeblich für den Stichtag ist also der Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer darüber liegt, muss für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ein Jahr später, ab 2028, gilt die Pflicht für alle. Bis Ende 2027 bleiben auch bestehende EDI-Verfahren zulässig, die nicht der europäischen Norm entsprechen. Ausgenommen sind dauerhaft Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen.
Bei der Empfangspflicht reicht nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Das klingt beruhigend, hilft aber nur bedingt. Eine XML-Datei im Postfach ist zwar empfangen, aber noch nicht gelesen, geprüft und gebucht.
Was als E-Rechnung zählt und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht, wenn es aus dem ERP kommt und automatisch verschickt wird. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML.
Bei ZUGFeRD lohnt ein zweiter Blick. Zulässig ist das Format erst ab Version 2.0.1, und auch dann nicht in jedem Profil. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen. Wer schon heute „ZUGFeRD-Rechnungen“ verschickt, sollte deshalb prüfen, welches Profil die Software tatsächlich erzeugt.
Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat außerdem klargestellt, dass bei hybriden Formaten der strukturierte Teil führt. Was im PDF steht, ist nur eine Lesehilfe. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im XML stehen, ein Verweis auf eine Anlage oder einen Link genügt nicht. Das XML ist auch das Dokument, das acht Jahre lang unverändert aufbewahrt werden muss, nicht das PDF daneben.
Die Pflicht klingt nach einem Exportformat. In Wirklichkeit verlangt sie, dass jede Rechnungsangabe in einem Datenfeld steht und nicht in einem Freitext, den bisher ein Mensch gelesen hat.
Wo die Umstellung tatsächlich hängt
In einem Unternehmen, das alle Rechnungen aus einem aktuellen Standard-ERP schreibt, ist die Umstellung oft ein Update und ein paar Tage Test. Dieser Fall ist im Mittelstand seltener, als man denkt. Häufiger sieht es so aus: Die Warenrechnungen kommen aus dem ERP, die Projektabrechnung aus einer Eigenentwicklung, Wartungsverträge aus einem Zusatzmodul, und Gutschriften oder Sonderfälle baut jemand in der Buchhaltung von Hand in Word oder Excel. Jede dieser Quellen muss ab Januar E-Rechnungen erzeugen können.
Die erste Aufgabe ist deshalb eine Inventur aller Stellen, an denen Rechnungen entstehen. Das klingt banal und fördert regelmäßig Überraschungen zutage. Typische Fundstücke sind ein Abrechnungstool, das ein Werkstudent vor Jahren gebaut hat und das bis heute läuft, oder ein Serienbrief für jährliche Lizenzrechnungen.
Die zweite Aufgabe sind die Stammdaten. Auf einem PDF ist es egal, ob die Bestellnummer des Kunden im Betreff, in einer Fußzeile oder gar nicht steht. Wer die Rechnung liest, findet sie oder ruft an. In der E-Rechnung gibt es dafür ein Feld, und viele große Kunden lehnen Rechnungen ohne passende Referenz automatisch ab. Gleiches gilt für USt-IdNr., vollständige Anschriften, Leistungszeiträume und Einheiten. Fehlen diese Angaben im Kundenstamm oder liegen sie in Freitextfeldern, kann auch die beste Software keine gültige Rechnung daraus machen. Die Bereinigung ist Fleißarbeit und braucht die Fachabteilung. Sie ist allerdings keine verlorene Arbeit, denn saubere Stammdaten zahlen sich bei jeder späteren Datenmigration erneut aus.
Die dritte Aufgabe sind die Sonderfälle. Abschlags- und Schlussrechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriftverfahren und Rechnungen mit Stundennachweisen als Anlage funktionieren im PDF-Workflow, weil ein Mensch sie interpretiert. Im strukturierten Format muss jeder dieser Fälle sauber abgebildet werden. Hier zeigt sich auch, ob eine Eigenentwicklung die Pflicht selbst erfüllen kann oder eine Schnittstelle zu einem Konverter braucht.
Die Eingangsseite: Pflicht erfüllt, Nutzen verschenkt
Auf der Empfangsseite haben viele Unternehmen 2025 die Minimallösung gewählt: Das Postfach nimmt die Datei an, ein Viewer macht sie lesbar, gebucht wird wie bisher. Das ist zulässig. Es verschenkt aber genau den Vorteil, den strukturierte Rechnungen bieten. Wenn Lieferant, Betrag, Steuersatz und Bestellreferenz als Datenfelder ankommen, kann eine Rechnung automatisch gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen und vorkontiert werden, ohne dass jemand abtippt.
Dazu gehört eine Prüfung beim Eingang. Das BMF-Schreiben unterscheidet zwischen Formatfehlern, Verstößen gegen Geschäftsregeln und inhaltlichen Fehlern. Bei schweren Formatfehlern liegt formal gar keine E-Rechnung vor, mit möglichen Folgen für den Vorsteuerabzug. Eine automatische Validierung beim Empfang fängt solche Fälle ab, bevor die Rechnung in der Buchhaltung landet, und der Lieferant kann korrigieren, solange das noch einfach ist.
Bis Ende 2027 werden außerdem weiter PDF-Rechnungen von kleineren Lieferanten eintreffen. Für diesen Mischbetrieb lohnt sich eine einheitliche Eingangsstrecke. Strukturierte Rechnungen werden direkt verarbeitet, PDFs per Texterkennung und KI-gestützter Feldextraktion auf dasselbe Datenformat gebracht. Dann arbeitet die Buchhaltung mit einem Prozess statt mit zweien.
Was bis Januar noch realistisch ist
Bis zum Stichtag bleiben knapp drei Monate, und der Dezember fällt mit Jahresabschluss und Feiertagen weitgehend aus. Wer noch nicht angefangen hat, sollte die Reihenfolge strikt halten. In den ersten zwei Wochen gehören die Inventur der Rechnungsquellen und ein Abgleich mit den zehn umsatzstärksten Kunden dazu: Welche Formate erwarten sie, welche Referenzen verlangen sie? Danach fällt pro Quelle die Entscheidung, ob ein Update des Herstellers reicht, ob ein Konverter angebunden wird oder ob die Eigenentwicklung erweitert werden muss. Parallel läuft die Stammdatenbereinigung, die erfahrungsgemäß am längsten dauert. Im November folgen Testrechnungen an echte Kunden, mit Validierung jeder erzeugten Datei gegen die Norm. Die Aufbewahrung der XML-Dateien sollte bis dahin ebenfalls geklärt sein.
Bei Eigenentwicklungen und älteren Systemen ohne Herstellerunterstützung ist der Zeitplan eng, aber machbar, wenn die Daten mitspielen. Eine E-Rechnungs-Schnittstelle ist technisch kein Großprojekt. Bibliotheken für XRechnung und ZUGFeRD sind ausgereift, und die Validierungsregeln sind öffentlich. Zeitkritisch wird es nur, wenn sich herausstellt, dass Pflichtangaben im System gar nicht gepflegt werden. Genau deshalb gehört die Inventur an den Anfang und nicht ans Ende.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ab 2027 ist weniger ein Formatwechsel als ein Test, wie gut die eigenen Rechnungsdaten strukturiert sind. Mit einem einzigen aktuellen ERP ist sie in Wochen erledigt. Bei mehreren Rechnungsquellen, Eigenentwicklungen und gewachsenen Kundenstämmen braucht sie jetzt Aufmerksamkeit. Wer die Umstellung nutzt, um auch die Eingangsseite zu automatisieren, macht aus einer Pflicht ein Effizienzprojekt. Wenn Sie eine bestehende Anwendung um E-Rechnung erweitern oder Rechnungsdaten aus mehreren Systemen zusammenführen müssen, unterstützen wir Sie dabei mit individueller Softwareentwicklung. Sprechen Sie uns an.
Weiterführende Quellen
- Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- IHK Region Stuttgart – Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom 5. Oktober 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann Ihr Unternehmen betroffen ist und wie Sonderfälle umsatzsteuerlich zu behandeln sind, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
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